Dirigeants : comment bien justifier vos notes de frais ?
Si vous faites partie de ceux qui pensent qu’un simple ticket de caisse fait l’affaire, c’est déjà bien, mais ça ne suffit pas. La règlementation fiscale a certaines exigences en matière de justification afin de faire la chasse aux abus. Et ce n’est pas qu’une histoire de TVA.
Dans cet article, nous vous proposons de passer en revue les différentes notes de frais pour comprendre quelles mentions doivent y être inscrites et éviter tout soupçon en cas de contrôle fiscal.
Pourquoi justifier les notes de frais ?
Le premier point est de répondre à vos obligations fiscales et d’éviter amendes ou redressements fiscaux.
C’est aussi le moyen de bénéficier des différents avantages fiscaux et sociaux dont votre entreprise peut bénéficier.
Une bonne documentation de chaque dépense est donc nécessaire pour s’y retrouver et avoir des éléments de réponses tangibles en cas de contrôle.
Quelles informations obligatoires sur les notes de frais ?
En fonction du type de dépenses, certaines mentions doivent être inscrites.
Voici lesquelles sont nécessaires en fonction de chaque catégorie de frais :
Frais de repas
Avec détails, sans détail, c’est à vous de voir !
Ce qu’il faut impérativement inclure hormis la TVA, ce sont les mentions
suivantes :
- Le nom et la fonction de chaque convive,
- Le montant total de la dépense,
- Le nom de l’entreprise de chaque convive,
- La date et le lieu du repas.
C’est ce que l’administration fiscale impose pour pouvoir prouver que le repas a été pris à des fins professionnelles.
S’il s’agit d’une notre de frais à rembourser à l’un de vos salariés, attention à ce que figure bien la mention “payée”, sans quoi rien ne prouve que celle-ci l’a été.
Frais de transport
En cas de déplacements professionnels en train, en avion, en taxi, etc., vos justificatifs doivent mentionner :
- La date et le montant du billet ou du reçu,
- Le trajet effectué,
- Le motif du déplacement professionnel.
Vos tickets de péages et de parking doivent également comporter les annotations expliquant leur nécessité.
Frais d’hébergement
Ici aussi, vos notes de frais ont besoin d’afficher des informations obligatoires telles que :
- Le nom de l’hôtel ou de l’établissement,
- Les dates de séjour,
- Le montant total de la dépense, avec la répartition de la TVA*,
- Le motif du séjour (conférence, rendez-vous client, etc.).
*La TVA sur les frais d’hébergement n’est pas récupérable, mais les repas pris à l’hôtel le sont. La TVA sur le reçu servira donc de justificatif pour déduire le montant approprié sur votre télédéclaration.
À noter :
Dans le cadre d’un déplacement professionnel, 2 spécificités doivent être respectées :
- La distance entre le lieu de travail et de résidence du collaborateur qui se déplace doit être d’au moins 50 kilomètres,
- Il faut justifier que le trajet ne se fait pas en moins de 1h30 en transport en commun.
Indemnités kilométriques
Pour justifier vos indemnités kilométriques, il est conseillé d’indiquer :
- Le détail des trajets effectués (dates, distances parcourues),
- Le motif de chaque déplacement,
- Le calcul des indemnités selon le barème fiscal en vigueur,
- La puissance fiscale du véhicule.
L’astuce de Dominique DAVID, expert-comptable associé du Groupe Cibelly :
“Je conseille à mes clients de consigner chaque déplacement professionnel dans un carnet de bord avec toutes les informations relatives aux trajets et aux frais engendrés. C’est un moyen supplémentaire de justifier la véracité des informations en cas de contrôle fiscal”.
Frais divers
Pour tous les frais occasionnels tels que fournitures de bureaux, cadeaux d’affaires et autres achats utiles à l’entreprise, vos justificatifs doivent mentionner :
- La nature de la dépense,
- Le montant et le moyen de paiement utilisé,
- La date et le fournisseur,
- Le motif de la dépense professionnelle.
En cas de perte d’un justificatif, vous pouvez signer, à titre exceptionnel, une attestation sur l’honneur justifiant le bien-fondé de la dépense.
Gestion des notes de frais de vos collaborateurs
Vos collaborateurs sont soumis au même exercice concernant les mentions obligatoires devant être apposées sur chaque justificatif.
Si vous avez beaucoup de salariés et/ou beaucoup de notes de frais à traiter chaque mois, il est conseillé d’adopter des bonnes pratiques pour éviter la surcharge de travail et les erreurs de gestion.
Voici 3 méthodes qui ont fait leurs preuves :
- Utilisation d’un logiciel de gestion de notes de frais : pour centraliser les informations et avoir un accès instantané facilitant les vérifications,
- Sensibilisation de votre personnel : pour les aider à suivre les procédures et faciliter le traitement,
- Mise en place de procédures internes : permettant à chacun de respecter des délais stricts afin de préparer la comptabilité du mois et procéder au remboursement de chacun.
Une bonne gestion de vos notes de frais demande à se plier à certaines contraintes. Une fois la méthodologie assimilée, vous pouvez être assuré d’être en conformité en cas de contrôle.
“L’administration fiscale est relativement vigilante aux notes de frais. Mieux vaut montrer patte blanche lors d’un contrôle à travers une bonne gestion des frais que vous ou vos collaborateurs pouvez faire dans l’exercice de vos fonctions.”, rajoute notre expert, Dominique DAVID.
Chez Groupe Cibelly, nous gardons, nous aussi, un œil sur vos justificatifs. Nous saurons vous alerter si nous pensons que l’un d’eux présente une anomalie.
C’est aussi ça être proche de ses clients.
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Sources : Spendesk / Pleo Blog / Comptalib